加速推进信息技术在档案管理中的应用

“十三五”时期，全国数字档案馆建设取得可喜成绩，建成了一批以档案数字资源为核心、安全管理为保障、便捷利用为目标的数字档案馆，共建成41家全国示范数字档案馆和89家国家级数字档案馆。全国数字档案馆基础设施更加完备，数字档案馆系统功能日趋丰富，信息技术在我国档案管理工作中的应用愈加广泛。与此同时，我国的档案信息化发展中还存在发展不平衡、不充分，信息技术应用不够普遍，新型信息技术的应用有待加强等问题。只有充分发挥信息技术在档案管理工作中的优势，才能有效促进档案事业的高质量发展。本文分析了信息技术在档案管理方面的优势、应用现状和问题短板，并提出相关建议，以期对推进档案信息化发展有所助益。

一、信息技术对档案管理的积极作用

（一）信息技术在档案收集整理方面的优势

传统的档案管理工作以纸质档案为主，档案的收集整理主要依靠人工方式进行。譬如，行政机关所需处理的档案资料数量众多、内容复杂、类型多样，运用了信息技术后，各类文件和信息能够以规范、标准的形式加以呈现，提高了工作效率，同时也能避免各类人为问题的产生。此外，与传统的纸质文件不同，以电子文件方式归档，能够避免纸质档案被损坏、被腐蚀等问题，提高了档案的安全性。

（二）信息技术在档案存储方面的优势

使用信息技术对档案进行存储，能够丰富存储形式、增大存储量。具体来说，信息技术以电子档案为载体，这一特征能够增加档案存储的介质种类，有利于确保档案信息的完整性；其次，与纸质方式保存相比，电子介质还能以音视频形式存储档案信息，在确保档案内容完整详尽的基础上提升档案的存储水平。

 就存储量而言，运用信息技术，档案馆能够充分发挥计算机及互联网的作用来获取超大的档案保存容量，与传统的档案管理方式相比，以信息技术为依托的档案管理模式对档案库房的硬件条件等要求相对较低，因此能够降低管理成本。

（三）信息技术在档案利用方面的优势

档案利用能够从根本上体现档案的价值和作用，就传统的档案管理模式而言，如需查阅相关档案，首先要通过网上公开信息查询或从当地有关部门了解所需档案的存放地点信息，然后再前往档案馆（室）进行查询利用。这一档案查询模式过于烦琐，已无法满足当前快节奏的生活，信息技术的应用则能够有效改变这一现状。利用者只需通过手机、计算机等终端输入检索条件或关键词，即可迅速获取相关信息，在获取电子文件后，可自行下载打印。这不仅有效提升了档案的查询利用效率，也促进了档案查询利用的精准化，更有利于档案价值的发挥。

二、我国档案管理中信息技术应用现状及不足

（一）重视程度有待加强，管理观念有待转变

从整体情况来看，有些部门缺乏对档案信息化发展的关注和重视，也未能深刻认识到信息技术在档案管理工作中的重要作用，这阻碍了档案信息化水平的提升。有的单位在档案管理方面开展了电子化改革，但主要集中在文件收集或索引编制等方面，并未将信息技术贯穿档案管理全过程，不利于档案信息化水平的整体提升。

（二）管理技术有待提升

从目前情况来看，不同的企事业单位或行政部门在开展档案管理工作过程中有其独特的方法，不同部门之间缺乏统一的工作机制，这不利于档案管理系统的标准化建立。档案管理工作中存在着一些技术方面的不兼容或冲突问题，给档案管理工作带来了负面影响。此外，个别档案管理者缺乏进取心和创新意识，不愿接受新鲜事物，这一问题也对档案信息化发展带来了不利影响。

三、提高档案信息化水平的策略和建议

 信息技术以计算机及通信技术为依托，能够对海量信息进行高质量、高效率处理。各级档案馆（室）主要负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，在国家经济社会发展中发挥着重要作用。充分利用信息技术推动档案管理水平的提升，不仅能够确保档案安全保管和更好地发挥其社会价值，同时也能提高各级档案部门的工作效率和质量。

（一）加大各项投入

习近平总书记指出，档案工作存史资政育人，是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业。有关单位要深刻认识档案工作在国家发展和社会进步中的重要地位，提高对档案的重视程度，并在人才、资金等方面加大投入，从而为档案信息化水平的提升提供必要条件。此外，档案管理部门还应对当前的制度和政策进行优化完善，明确各项工作的具体权责，制定科学合理的奖惩制度和监督制度，激发干部队伍的工作热情和积极性，充分发挥人才支撑作用，从而为档案信息化水平的提升奠定良好基础。

（二）推进档案管理体系改革

要对各相关部门之间的资料和信息加以整合，并以此为基础形成系统性的档案管理体系，为档案管理综合平台的建立奠定良好基础。此外，应明确档案管理的具体要求，以确保文件模式和格式的规范化，提高档案管理效率和质量。同时，档案管理部门还应通过运用加密技术、防改写技术等措施确保档案管理系统的安全性，积极防范安全风险。档案管理人员应积极以创新思维改进工作方式方法，提高档案信息化管理水平。

各级档案部门要深入贯彻落实习近平总书记对档案工作重要批示精神，严格按照新修订的档案法要求，紧紧围绕《“十四五”全国档案事业发展规划》，全方位、高质量地加速推进信息技术在档案管理工作中的应用力度、广度和深度，全面提升档案信息化水平，共同为全国档案事业高质量发展贡献力量。

原载于《中国档案报》2021年12月13日 总第3767期 第三版